Responsable Opérationnel Gestion de la Connaissance

Job Type: Other
Contract Type: Freelance
Job Location: Charleroi
Sector: Energy
Languages: FR & EN
Teleworking: 3 days/week
Duration (min): 6 months

Rôle & responsabilités

Il apporte support et coaching dans les domaine suivants:

  • Le choix de l’outil adapté aux besoins (SharePoint ou autre)
  • Le processus de création de nouveaux sites SharePoints
  • Le choix du type de site le plus approprié
  • La migration de documents de connaissance d’Augias vers un site sharepoint (plan de transition-structure du sharepoint-plan de classement,…)
  • L’utilisation des métadonnées (corporate et/ou utilisateur) et les choix à faire
  • L’organisation et le classement des documents
  • Les types de documents concernés par la connaissance et les templates existants
  • Le choix du bon template en fonction du contenu (processus, directive, instruction,…)
  • Le nommage des documents
  • Le processus de publication et l’organisation des bibliothèques
  • La confidentialité et les droits d’accès
  • L’archivage/conservation (documents chauds/froids)

Gouvernance

  • Maîtrise de SharePoint et être capable de proposer de nouvelles best practices
  • Mise à jour régulière des best practices et du site de gestion de la connaissance (FAQ,…)
  • Apporter son input pour la mise à jour des processus de gestion de la connaissance
  • Donner du feedback sur les problèmes rencontrés (via enquête, question, FAQ,.. ) et les présente au CGEC
  • Proposer des solutions ou de nouvelles règles de gouvernance à mettre en place (amélioration continue)
  • Rédiger et mettre à jour la gouvernance sous la responsabilité du lead Gouvernance de la connaissance
  • Mettre en place une veille technologique

Communication et formation

  • Proposer des actions de communication, d’information (Newsletters, tutos, …) : design, développement, production et gestion des communications en collaboration avec IT (outil sharepoint,…)
  • Créer les formations, les donner et les faire évoluer en fonction des décisions prises par le Comité de gestion de la connaissance (en collaboration avec RH) et en assurer la qualité

Contrôle qualité

  • Veiller au respect des règles de gouvernance en effectuant des contrôles sur l’utilisation :
    • des métadonnées obligatoires
    • des bons type de sites,
    • des bon templates
    • les types de documents en adéquation avec le contenu
    • le respect des processus (publication,…) GEC
  • Rappeler les obligations en matière d’ISO
  • Définir et mesurer l’efficacité du plan de gestion du changement et effectuer des ajustements si nécessaire :
    • Définir les indicateurs de succès, et suivre la progression de l’adoption du changement
    • Mesurer l’évolution du niveau de maturité des différents service de l’entreprise
  • Suivre les KPI établis par le GEC et les met à jour (tableau de bord)
  • Identifier les risques liés à la gestion de la connaissance, les analyser et préparer des plans de mitigation liés.

Gestion term stores

  • Veiller à la cohérence et la complétude des term stores de nos sites et de tous les sites sur lesquels il y a publication d’assets de connaissance.
  • Faire le lien avec toutes les initiatives/projets qui impactent la gestion de la connaissance (Intranet, GED,…)

Compétences attendues

  • Expérience d’au moins 3 ans en conduite de projet et conduite opérationnelle du changement – MUST HAVE
  • Expérience et connaissance des principes, méthodologies et outils de gestion du changement – MUST HAVE
  • Connaissance des approches, outils et phases de gestion de projet du cycle de vie du projet – MUST HAVE
  • Excellente maîtrise de Sharepoint Online (gestion droits d’accès, liste, gestion de métadonnées, Webpart,…) – minimum 3 ans – MUST HAVE
  • Bonne vision et expérience de la gestion de la connaissance / de la gestion documentaire – MUST HAVE
  • Aptitudes pédagogiques pour expliquer, conseiller, guider…
  • Capacité de synthèse sur les différents sujets
  • Capacité à présenter l’information de façon pratique et facile à utiliser (fiches, aides, processus, etc.)
  • Excellentes capacités de communication, de rédaction, etc.
  • Excellentes capacités d’écoute active
  • Être capable de travailler en mode agile et en mode itératif
  • Autonomie
  • Français courant et anglais

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